Het plannen van het jaarlijkse teamuitje zorgt vaak voor de nodige discussie op de werkvloer. De helft van het kantoor heeft geen zin in verplichte rollenspellen of ingewikkelde opdrachten na een drukke werkweek. Je wilt gewoon een programma dat soepel loopt en waar iedereen zich vermaakt. Wie inspiratie zoekt op een website als bootjespeciaal.nl merkt snel dat een succesvolle dag vooral draait om een goede planning en de juiste activiteit.
Kies een activiteit die voor iedereen haalbaar is
Het is een fout om een zware survivalrun of een actieve klimclinic te boeken, want daarmee dwing je een deel van je collega’s vooraf al in de rol van toeschouwer. Een laagdrempelig alternatief werkt in de praktijk veel beter om de sfeer erin te krijgen. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een ontspannen rondvaart in Groningen waarbij je rustig door de grachten vaart. Iedereen kan mee, je zit comfortabel en er is genoeg ruimte om normaal met elkaar te praten. Zo start de dag zonder stress en voelt niemand zich buitengesloten door fysieke beperkingen.
Stem de datum ruim van tevoren af
Niets is zo zonde als een uitje waar uiteindelijk maar een paar mensen komen opdagen door agendaconflicten. Collega’s hebben na werktijd vaak te maken met vaste sportavonden, kookbeurten of het ophalen van de kinderen. Gebruik daarom vroegtijdig een online datumprikker om de beste optie voor de hele groep te vinden. Als je de dag maanden vooraf vastzet, kan iedereen er rekening mee houden in de privéagenda. Plan de activiteit bij voorkeur ook deels onder werktijd, want dat vergroot de opkomst aanzienlijk.
Zorg voor goed eten en drinken zonder gedoe
Na een paar uur op pad te zijn geweest, krijgt de hele groep gegarandeerd trek. Een karig schaaltje bitterballen aan de bar is dan niet genoeg om de stemming goed te houden. Regel een fatsoenlijke lunch, een barbecue of kies via bootjespeciaal.nl voor een compleet verzorgd arrangement waarbij de catering al aan boord is. Goed eten voorkomt dat mensen chagrijnig worden en zorgt voor een logisch rustpunt in het programma. Inventariseer vooraf wel even alle allergieën en dieetwensen, zodat je op de dag zelf niet voor verrassingen staat.
Laat de hiërarchie van de werkvloer los
Een bedrijfsuitje slaagt pas echt als de vaste rollen van kantoor een dagje wegvallen. Laat de directie of de managers dus niet de hele tijd de leiding nemen bij een activiteit, maar deel de teams vooraf willekeurig in. Dit zorgt ervoor dat mensen van de administratie ineens samenwerken met collega’s van de buitendienst die ze normaal gesproken nauwelijks spreken. Geef iedereen de ruimte om op een informele manier mee te doen en dwing niemand in een actieve rol die niet bij hem of haar past. De leukste gesprekken ontstaan wanneer de werktelefoons in de tas blijven.
Regel het vervoer vooraf tot in de puntjes
Onduidelijkheid over parkeerkosten of de exacte route kan de stemming vooraf al flink verpesten. Zorg voor een heldere instructie met de verzameltijd en het exacte adres van de locatie. Als de plek lastig te bereiken is met de trein of de bus, is het slim om centraal vervoer te regelen of duidelijke carpoolafspraken te maken. Hierdoor komt de hele groep tegelijkertijd aan en hoeft er niemand te stressen over de terugreis na de afsluitende borrel. Een strakke organisatie aan de voorkant zorgt ervoor dat de dag zelf voor iedereen ontspannen verloopt.